Koncernövergripande styrningsmodell

Telia Company:s koncernövergripande styrningsmodell, som godkänts av styrelsen, är utformad så att den säkerställer att verksamhetens resultat motsvarar fattade beslut, och är strukturerad så att den uppmuntrar alla medarbetare att inom givna ramar sträva mot samma mål, med en gemensam tydlig förståelse för koncernens syfte, värderingar, roller, ansvarsområden och befogenhet att agera.

KONCERNÖVERGRIPANDE STYRNINGSMODELL

 

Besluta vad vi ska uppnå

För att ge alla medarbetare en övergripande vägledning har styrelsen godkänt ett uttalande om Telia Company:s syfte. Därtill antar styrelsen en strategi med mer detaljerad inriktning för kommande period liksom årliga operativa och finansiella mål.

Syfte: Bringing the world closer

För att utveckla verksamheten och vara inspirerande i vår vardag behöver vi vara verkligt betydelsefulla för våra kunder. Syftet ”Bringing the world closer” visar ambitionen att ta Telia Company till nästa nivå. Allt vi gör ska reflektera vårt syfte.

Strategiska prioriteringar

Våra strategiska prioriteringar är:

  • Värde genom högkvalitativ nätanslutning – att säkerställa övergången från röst till data genom framtidssäkrad nätverksaccess till slutkunderna
  • Kundlojalitet genom integrering av fasta och mobila tjänster – att skapa okomplicerade upplevelser oavsett teknologier, tjänster och kanaler
  • Konkurrenskraftiga verksamheter – att förenkla verksamheterna och förändra gamla strukturer för att skapa snabbhet och kostnadseffektivitet
  • Skapa ny verksamhet inom tillväxtområden - investera i områden som kompletterar och stärker vår kärnverksamhet

Operativa och finansiella mål

Operativa och finansiella mål sätts för koncernen som helhet och för varje land och affärsenhet.

Sätta ramarna för hur vi agerar

Styrelsen sätter ramarna för de anställdas agerande. Grundläggande beståndsdelar är Telia Company:s värdegrund, den affärsetiska uppförandekoden, styrning av hållbarhetsarbetet, koncernpolicyer, organisationsstruktur samt delegering av ansvar och befogenheter.

Värdegrund

Telia Company:s värdegrund – Dare, Care och Simplify – leder oss hur vi ska agera och uppträda i vårt dagliga arbete.

  • We dare to – vara innovativa genom att dela idéer, ta risker och ständigt utvecklas; leda genom att samarbeta med våra kunder och utmana oss själva; tala och uttrycka våra åsikter och angelägenheter
  • We care for – våra kunder genom att erbjuda lösningar som är anpassade efter deras behov; varandra genom att vara hjälpsamma, respektfulla och ärliga; vår värld genom att vara ansvarsfulla och agera i enlighet med våra etiska riktlinjer
  • We simplify – genom att fatta realiserbara beslut och leve­rera snabbt; lagarbete genom öppen kommunikation, aktivt samarbete och kunskapsöverföring; vår verksamhet genom effektiva processer och tydligt ägarskap

Affärsetisk uppförandekod

Telia Company:s affärsetiska uppförandekod, som utfärdats av styrelsen, ger vägledning i Telia Company:s ramverk av policyer och instruktioner. Den hjälper till att skapa ett Telia Company-sätt att bedriva affärer genom att definiera en gemensam etisk kompass, med tydliga riktlinjer och förväntningar på agerande och genom att lyfta fram att det är ett gemensamt ansvar att affärer görs med integritet. Kodens 17 kapitel återspeglar Telia Company:s policyer och instruktioner och tillhandahåller praktisk och utbildande information vad gäller tolkningen av dessa. Koden gäller för Telia Company:s samtliga anställda, chefer och styrelseledamöter. Konsulter och underleverantörer måste också följa koden. Koden finns tillgänglig på 12 språk i tryckt tidningsformat och på intranätet.

Telia Company:s affärsetiska uppförandekod finns tillgänglig på:
http://dontdothisatwork.teliacompany.com/ 
(Information på Telia Company:s webbplats utgör inte del av denna rapport

Koncernpolicyer antagna av styrelsen – område och syfte

Namn på koncernpolicy

Beskrivning

Anti-korruption

Att fastställa gemensamma normer avseende etiskt affärsbeteende i koncernen

Kommunikation

Att säkerställa att all kommunikation är noggrann och att den ges på ett professionellt sätt och vid rätt tidpunkt

Kundintegritet

Att respektera och värna kunders integritet genom att sätta höga och konsekventa normer

Elektromagnetiska fält (EMF)

Att säkerställa att Telia Company uppfyller sina åtaganden om att ha en seriös inställning avseende elektromagnetiska fält (EMF)

Hantering av 
verksamhetsrisker

Att beskriva ramverket för hantering av verksamhetsrisker

Miljö

Att säkerställa proaktiv hantering av miljöpåverkan genom hela livscykeln för leveransen av 
produkter och tjänster

Finansiell redovisning och rapportering

Att beskriva vårt syfte att följa relevanta redovisningsstandarder, rapportera finansiell information korrekt och fullständigt samt ha tillfredställande intern kontroll och processer för att tillförsäkra att redovisning och finansiell rapportering uppfyller lagar och förordningar samt börsregler

Finansiell styrning

Att fastlägga regler för hur finansiella risker ska hanteras samt motparters kreditbetyg

Yttrandefrihet och övervakningsintegritet

Att definiera våra åtaganden vid önskemål om eller krav på kommunikationsövervakning som kan ha allvarlig påverkan på yttrandefriheten inom telekommunikation

Insiderinformation och insiderhandel

Att säkerställa etiskt beteende gentemot kapitalmarknaden genom att sätta regler kring handel och rapportering

Hälsa och säkerhet

Att sätta ett ramverk i syfte att tillhandahålla och ständigt förbättra en säker och hälsosam arbetsplats, genom att säkerställa säkerhet i arbetsrutiner, förebygga och motverka ohälsa samt stöd­åtgärder för hälsa och välmående

Medarbetare

Att ge våra anställda en överblick över bolagets värderingar och förväntningar på medarbetarna samt ge samtliga anställda förutsättningar att agera i enlighet med dessa

Inköp

Att tillhandahålla en referenspunkt och inriktning för inköpsaktiviteter och en tydlig förståelse för inköpsprinciperna

Kvalitet

Att definiera vårt åtagande att alltid tillhandahålla produkter och tjänster av hög kvalitet som upp­fyller kundernas behov

Ersättning

Att ange den strategiska riktningen och klargöra hållningen till utformning och införande av ersättnings­praxis för medarbetare på alla nivåer

Säkerhet

Att beskriva styrningen liksom kontroll, beredskap samt implementering av säkerhetsåtgärder

 

Styrning av hållbarhetsarbetet

Hållbarhet inom Telia Company handlar om hur bolaget tar ansvar för sin långsiktiga påverkan på samhälle och miljö. Arbetet är inriktat på att säkerställa etiska och ansvarstagande affärsmetoder samt att skapa en gemensam värdegrund genom att bidra till kärnverksamheten och FN:s globala mål för hållbar utveckling. Vi tillämpar en intressentdriven ansats utifrån internationella riktlinjer och ramverk, se ”Uttalande rörande väsentlighet och betydande intressenter”.

Ramverk för policyer

Koncernfunktionscheferna säkerställer att nödvändiga policyer och instruktioner utfärdas inom sina respektive ansvarsområden. Alla koncernpolicyer och koncerninstruktioner är bindande för alla enheter där Telia Company har ledningsansvar.

Koncernpolicyer godkänns av styrelsen, åtminstone årligen, efter en förberedande granskning av berört styrelseutskott. Koncerninstruktioner beslutas av koncernchefen eller koncernfunktionschef efter att ha granskats i ett GREC-möte på koncernnivå. Samtliga gällande koncernpolicyer och -instruktioner sparas och publiceras i en databas för styrdokument som är tillgänglig för alla anställda. Databasen möjliggör full spårbarhet under ett dokuments hela livscykel. Utöver Telia Company:s affärsetiska uppförandekod har styrelsen för närvarande antagit de koncernpolicyer som framgår av tabellen ovan.

Koncernpolicyer är offentliga dokument och finns tillgängliga på: www.teliacompany.com/sv/om-foretaget/public-policy/public-policy/ (Information på Telia Company:s webbplats utgör inte del av denna rapport)

Organisation

Förändring i organisationsstrukturen

Under 2017 skedde förändringar i bolagets organisationsstruktur. Huvudsakliga förändringar var att chefen för Telia Finland och Telia Norge blev medlemmar i koncernledningen. Av organisatoriska skäl representeras länderna Litauen, Estland och Danmark i koncernledningen av chefen för Cluster (LED - Litauen, Estland, Danmark). Se vidare ”Koncernchefen och koncernledningen”.

En annan förändring som skedde var att en ny koncernfunktion bildades, under namnet CEO office; Strategy and Combined Assurance, bestående av koncernstrategi, riskhantering, koncernenheten etik och efterlevnad samt internrevision. Chefen för internrevision rapporterar administrativt till chefen för CEO Office och kommer även fortsättningsvis att funktionellt rapportera till revisions- och responsible businessutskottet.

Chefen för etik och efterlevnad rapporterar till chefen för CEO Office, men resultatet av arbetet rapporteras direkt till revisions- och responsible businessutskottet.

Syftet med organisationsförändringen var att öka fokus på verksamheterna i Norden och Baltikum samtidigt som att upprätthålla fokus på ansvarsfullt företagande.

Landsorganisationer och koncernfunktioner

Telia Company:s största verksamheter är mobil-, bredbands-, tv- och fasttelefoni-verksamhet i Norden och Baltikum samt mobilverksamhet i Eurasien. För förvaltningsändamål, är koncernen uppdelad på länder och koncernfunktioner. Det finns även en separat styrgrupp, ledd av koncernchefen, som har det övergripande strategiska ansvaret för region Eurasien.

Länderna och koncernfunktionerna arbetar nära varandra med rådgivning och handledning, med syftet att behålla en hög kompetensnivå såväl tekniskt som kommersiellt, säkra en god förvaltning och regelefterlevnad, samt uppnå en långsiktigt hållbar verksamhet.

Landsorganisationerna har huvudansvaret för att driva den operativa verksamheten inom sitt geografiska område. Lokalt fokus är bästa sättet att säkerställa konkurrenskraft och en innovativ position, genom att produkter, tjänster och lösningar anpassas till kundernas behov. Närhet till kunden gör att de lättare kan identifieras vad de vill ha och behöver. Det bidrar också till en ökad förståelse för de utmaningar som varje marknad och land står inför, inklusive vad gäller tekniska lösningar och samhällsfrågor.

Koncernfunktionerna ansvarar för att driva utveckling inom respektive område för att tillförsäkra effektivitet och landsöverskidande, multifunktionella synergier.

Delegering av ansvar och befogenheter

Koncernchefen har utfärdat en delegering av ansvar och befogenheter (Delegation of Obligations and Authority – DOA), vilken definierar skyldigheterna för medlemmarna i koncernledningen, samt inom vilka gränser de kan fatta beslut. Ansvar och beslutsbefogenheter delegeras från person till person genom heldragna rapporteringslinjer baserade på rollerna i den operativa organisationen.

Följa upp våra prestationer

Resultatuppföljning är nödvändig för att kunna vidta förbättringsåtgärder och planera för framtiden. Resultatuppföljning görs såväl avseende organisationsenheter som på individnivå. Individuell resultatuppföljning beskrivs i avsnittet ”Medarbetare”.

Verksamhetsgenomgångar

Koncernchefen fastställer målen för verksamhetens enheter baserat på beslut från styrelsen. För att säkerställa verkställighet har varje chef årliga mål för sin respektive verksamhet. Dessa följs upp varje månad och kompletteras med kvartalsvisa prognoser.

Verksamhetsgenomgångarna hålls varje månad och innefattar såväl en finansiell genomgång som genomgång av affärsverksamheten för aktuell rapporteringsperiod och prognosperiod, risker samt operativa mål avseende kundservicenivåer, nätkvalitet m m. Verksamhetsgenomgångarna ger möjlighet till frekvent uppföljning av operativa prestationsnyckeltal (KPI) på landsnivå. Operativa KPI:er är en betydelsefull del av uppföljningen och består av flera mätetal som ger ledningen en god överblick av aktuell situation och utvecklingen över tid. Ramverket Net Promoter Score (NPS®) används för att följa och förbättra den kundupplevelse som Telia Company presterar. Vid ländernas verksamhetsgenomgångar deltar koncernchefen, ekonomi- och finansdirektören, COO, chefen för finansiell planering och analys, chefen för investerarrelationer samt utvalda ledamöter i koncernledningen utöver respektive landschef.

Styrelsen erhåller månatligen rapporter över operativa resultat och på varje ordinarie styrelsemöte presenterar koncernchefen och finansdirektören koncernens verksamhets- och finansiella resultat på en detaljerad nivå. Se även avsnittet ”Styrelsen”.

Genomgångar av risk och efterlevnad

GREC-mötena är de primära ledningsorganen för uppföljning av risker och efterlevnad. Ytterligare information återfinns i avsnittet ”Möten ägnade åt styrning, risk, etik och efterlevnad (GREC)”.