Styrelsen

Ansvar

Styrelsen ansvarar för bolagets organisation och förvaltningen av bolagets angelägenheter. Styrelsen ska löpande bedöma bolagets och koncernens ekonomiska situation och tillse att bolagets organisation är utformad så att bokföringen, medelsförvaltningen och bolagets ekonomiska förhållanden i övrigt kontrolleras på ett betryggande sätt.

Styrelsens uppgifter innefattar, bland annat, att:

  • Fastställa affärsmål och strategi
  • Utse samt regelbundet utvärdera och, vid behov, entlediga VD
  • Säkerställa att det finns effektiva system på plats avseende koncernens övervakning och kontroll av bolagets verksamhet och finansiella ställning i förhållande till uttalade mål
  • Säkerställa att det finns tillfredsställande kontroll vad gäller efterlevnad av lagar och regler som är tillämpliga på bolagets verksamhet
  • Säkerställa att policyer rörande affärsetik för bolaget och koncernen antas
  • Säkerställa att koncernens externa informationshantering är öppen, korrekt, relevant och tillförlitlig genom att, bland annat, anta en kommunikationspolicy

Instruktioner för styrelsens arbete anges i dess arbetsordning, vilken granskas och antas en gång per år. Bland annat specificerar arbetsordningen antal ordinarie styrelsemöten, dagordning och vilka ärenden som ska behandlas på ordinarie styrelsemöten, styrelseordförandens åligganden samt ansvarsfördelningen mellan styrelsen och koncernchefen liksom koncernchefens rapportering till styrelsen. Den innehåller också instruktioner för arbetet i styrelseutskott med bland annat angivande av utskottens åligganden, antalet utskottsmöten, vilka ärenden som ska behandlas vid mötena samt rapportering till styrelsen.

Ledamöter och oberoende

Telia Company:s styrelse består av åtta ledamöter, valda för ett år i taget av årsstämman, samt tre arbetstagarrepresentanter från den svenska verksamheten (med tre suppleanter). Även en finsk arbetstagarrepresentant, utan rösträtt, är närvarande vid styrelsens möten. Marie Ehrling är styrelseordförande. Övriga styrelseledamöter valda vid årsstämman är Olli-Pekka Kallasvuo (vice ordförande), Susanna Campbell, Mikko Kosonen, Nina Linander, Martin Lorentzon, Anna Settman och Olaf Swantee.

En mer detaljerad presentation av styrelseledamöterna, inklusive mötesnärvaro, ersättningar och innehav av Telia Company-aktier, återfinns i slutet av denna rapport.

I enlighet med riktlinjerna i den svenska koden för bolagsstyrning betraktas samtliga ledamöter valda vid årsstämman 2017 som oberoende i förhållande till bolaget, till bolagets förvaltning och till större aktieägare.

Årlig arbetscykel

Styrelsearbetet följer en årlig cykel, vilket möjliggör för styrelsen att ägna sig åt sina uppgifter på ett lämpligt sätt och att behålla strategiska frågor, utvärdering av risk och värdeskapande högt på agendan.

Styrelsemöten hålls normalt i Stockholm, Sverige, men styrelsens ambition är att hålla åtminstone ett möte någon annanstans för att möjliggöra mer djupgående diskussioner om lokala angelägenheter, göra specifika platsbesök etc. Under 2017 höll styrelsen sitt årliga tvådagars strategimöte i Tallinn, Estland, och i december hölls styrelsemötet i Helsingfors, Finland.

Styrelsemöten

Den årliga cykeln för styrelsens arbete inleds och avslutas med årsstämman. Under året hålls ungefär sju ordinarie möten, inklusive konstituerande styrelsemöte och tvådagars strategimöte. På mötena behandlas bland annat följande:

  • Godkännande av delårsrapporter och granskning av riskrapporter
  • Godkännande av ledningens affärsplan och finansiella plan
  • Strategigenomgång och utvärdering
  • Utvärdering av bolagsstyrning samt policyer och godkännande av uppdaterade styrdokument
  • Granskning av kapitalstruktur och fördelning, inklusive förslag om utdelning
  • Självutvärdering av styrelsens arbete och styrelsens medlemmar
  • Kallelse till årsstämman
  • Fastställa mål för ledande befattningshavare
  • Godkännande av Års- och hållbarhetsredovisningen

Därutöver inkluderar ordinarie styrelsemöten följande:

  • En rapport från VD och koncernchef med statusuppdatering inom högprioriterade områden
  • Statusuppdatering kring utvecklingen mot de långsiktiga ambitionerna avseende kunder, aktieägare, medarbetare och hållbarhet
  • Det finansiella läget och verksamhetsuppdatering med avseende på konkurrenter, kommersiella frågor, teknologi, medarbetare samt legala ärenden
  • Statusuppdatering om strategifrågor samt om M&A-aktiviteter, såväl avseende interna projekt som händelseutveckling i branschen
  • Rapportering om utskottsarbetet av ordföranden i
    respektive utskott
  • En enskild mötesdel där ledningen inte deltar

STYRELSENS ÅRLIGA ARBETSCYKEL

Styrelsens arbete under 2017

Under 2017 höll styrelsen tio (10) ordinarie möten (varav ett konstituerande) och fyra (4) extra möten. Utöver uppföljning av koncernens löpande verksamhet ägnade styrelsen särskild uppmärksamhet åt:

  • Strategiska alternativ, med särskild genomgång av den förändrade affärslogiken inom telekommunikationsbranschen
  • Utvärdering av verksamheten i region Eurasien, med fokus både på affärsverksamhet och efterlevnadsfrågor
  • Uppföljning av större strategiska initiativ i affärsenheterna
  • Granskning av de generella hållbarhetsriskerna för koncernen, inklusive beslut om nya eller uppdaterade koncernpolicyer
  • Fortsatt nära övervakning och kontroll av utredningarna av de allvarliga anklagelserna avseende korruption samt penningtvätt, relaterade till investeringar i Uzbekistan, av den svenska åklagarmyndigheten, de nederländska åklagar- och polismyndigheterna samt det amerikanska justitiedepartementet och den amerikanska finansinspektionen
  • Godkännande av global uppgörelse relaterad till utredningarna av det amerikanska justitiedepartementet, den amerikanska finansinspektionen och de nederländska åklagar- och polismyndigheterna
  • Uppföljning och granskning av Telia Company:s avveckling från region Eurasien
  • Förvärv av Phonero och Nebula, försäljning av Telia Company:s ägande i Tcell, MegaFon samt indirekta ägande i Turkcell, såväl som andra förvärvsrelaterade ärenden
  • Granskning av effektiviseringssatsningar och kostnadsbesparingsprogram
  • Den regulatoriska utvecklingen i telekombranschen
  • Potentiella förvärv, joint ventures och ökning av ägandet i dotterbolag
  • Investeringar i telekomlicenser och frekvenstillstånd
  • Uppföljning av investeringskostnader speciellt avseende nätinvesteringar
  • Utveckling i intressebolagen i Turkiet och Ryssland
  • Koncernens kapitalstruktur
  • Verksamhetsmodell och organisationsfrågor
  • Personalfrågor, främst ersättarplanering samt mål- och resultatstyrningsmodell

Vidare utvärderade styrelsen sitt arbete under 2017 genom självutvärdering, baserat på individuellt besvarade formaliserade undersökningar samt enskilda samtal med styrelseordföranden respektive valberedningen, den senare till vilken resultatet av denna utvärdering rapporterades.

Styrelseutskott

För att effektivisera styrelsens arbete har styrelsen ett ersättningsutskott och ett revisions- och responsible business-utskott. Utskotten tar fram rekommendationer till styrelsen och håller löpande styrelsen informerade om sitt arbete.

Ersättningsutskottet

Ersättningsutskottet hanterar frågor om lön och annan ersättning till koncernchefen och koncernledningen, incitamentsprogram för en vidare krets anställda samt ersättarplanering. Ersättningsutskottet har befogenhet att godkänna ersättningar till personer i Telia Company:s koncernledning förutom koncernchefen, vilka godkänns av hela styrelsen.

Revisions- och responsible businessutskottet

Under 2017 slogs revisionsutskottet och hållbarhets- och etikutskottet samman till det nya integrerade revisions- och responsible businessutskottet, i syfte att integrera rapportering och kontrollprocesser och för att få ett utskott med mer övergripande syn på relevanta frågor.

Revisions- och responsible businessutskottet hjälper styrelsen att uppfylla sina åtaganden gällande finansiell rapportering, intern kontroll, internt och extern revision, hantering av verksamhetsrisker samt att bolaget har processer för att kunna uppfylla lagar och regler. Utskottet övervakar även bolagets program inom etik och regelefterlevnad och inom hållbarhet samt whistle blowing-systemet och implementeringen av detta.

Ersättningsutskottets arbete under 2017

Marie Ehrling är ersättningsutskottets ordförande. Under 2017 höll utskottet fem (5) möten. Utskottsarbetet omfattade bland annat följande frågor:

  • Struktur för målformulering och finansiella mål
  • Ersättarplanering
  • Mål- och resultatstyrningsmodell
  • Långsiktigt incitamentsprogram
  • Ersättning till VD och koncernledning

Revisions- och responsible businessutskottets arbete under 2017

Nina Linander är revisions- och responsible businessutskottets ordförande. Under 2017 höll utskottet åtta (8) möten. Utskottsarbetet omfattade bland annat följande frågor:

  • Övervakning av förbättringar avseende finansiell rapportering och finansiella processer, med speciellt fokus på identifiering av risker och utvärdering av den interna kontrollmiljön
  • Utvärdering och granskning av kvalitet och integritet i riskhantering, riskbedömning och riskrapportering, såväl som uppföljning av whistle blowing-rapporter
  • Granskning av bolagets externa finansiella rapportering
  • Granskning av viktiga riskområden som till exempel finansiering, inköp, skatter, rättstvister, försäkringar och it-system
  • Granskning av investeringsprocessen och kvartalsvis uppföljning av investeringsprogrammen
  • Granskning av väsentliga redovisningsprinciper och viktiga källor till osäkerhet i bedömningar, till exempel redovisning av avvecklad verksamhet och tillgångar som innehas för försäljning, intäktsredovisning, värdering av pensionsförpliktelser samt tillgångsvärdering, inklusive den årliga processen för nedskrivningsprövning och bestämning av betydelsefulla prövningsparametrar
  • Med avseende på de externa revisorerna: granskning av revisionsrapporter samt uppföljning av rekommenderade åtgärder, utvärdering och godkännande av revisionsplaner, enskilda möten utan att koncernledningen deltar, utvärdering av oberoende och prestationer samt framläggande av nomineringsförslag för val av extern revisor till valberedningen
  • Med avseende på de interna revisorerna: granskning av revisionsrapporter samt uppföljning av rekommenderade åtgärder, utvärdering och godkännande av revisionsplaner, enskilda möten utan att koncernledningen deltar samt utvärdering av prestationer
  • Kartläggning och granskning av status i pågående aktiviteter inom etik, efterlevnad och hållbarhet inom Telia Company
  • Godkännande av prioriteringar i aktivitetsplanen för hållbarhet samt regelbunden uppföljning, med särskild fokus på status och aktiviteter avseende anti-korruptionsprogrammet, inklusive till exempel korruptionsriskbedömning per land, instruktioner och utbildning, whistle blowing-verktyg etc.
  • Granskning av whistle blowing-ärenden och uppföljning av rekommenderade åtgärder
  • Granskning av hållbarhetsrisker i de kvartalsvisa riskrapporterna
  • Granskning av Telia Company:s externa hållbarhetsrapportering

Som en del av styrelsens övergripande utvärdering genomförde ersättningsutskottet och revisions- och responsible businessutskottet en självutvärdering av sitt interna arbete under 2017.

ORGANISATION STYRELSEN

Organisation styrelse