Koncernövergripande styrningsmodell

 

Telia Company:s koncernövergripande styrningsmodell har godkänts av styrelsen. Den är utformad så att den säkerställer att verksamhetens resultat motsvarar fattade beslut, och är strukturerad så att den uppmuntrar alla medarbetare att inom givna ramar sträva mot samma mål, med en gemensam tydlig förståelse för syfte, värdegrund, roller, ansvarsområden och befogenhet att agera.

BESLUTA VAD VI SKA UPPNÅ

 

För att ge alla medarbetare en övergripande vägledning har styrelsen godkänt ett uttalande om Telia Company:s syfte. Därtill antar styrelsen årligen en strategi med mer detaljerad inriktning för kommande treårsperiod liksom årliga operativa och finansiella mål.

Syfte: Bringing the world closer – on the customer’s terms

Vår ambition är att ta Telia Company till nästa nivå, att bli nästa generations telekomoperatör. För att utveckla vår affär och vara inspirerande i vår vardag behöver vi vara verkligt betydelsefulla för våra kunder. Detta har vi formulerat i Telia Company:s syfte, som också visar hur vi ska nå målet ur ett kundperspektiv.

Strategiska prioriteringar

Våra strategiska prioriteringar är:

  • Värde genom högkvalitativ nätanslutning – att säkerställa övergången från röst till data genom framtidssäkrad nätverksaccess till slutkunderna
  • Kundlojalitet genom integrering av fasta och mobila tjänster – att skapa okomplicerade upplevelser oavsett teknologier, tjänster och kanaler
  • Konkurrenskraftiga verksamheter – att förenkla verksamheterna och förändra gamla strukturer för att skapa snabbhet och kostnadseffektivitet
  • Att utforska möjligheter i närliggande områden till kärnverksamheten såsom sakernas internet, uppkopplad sjukvård, finansiella tjänster och media.

Operativa och finansiella mål

Operativa och finansiella mål sätts för koncernen som helhet och för varje region, land och affärsenhet.

SÄTTA RAMARNA FÖR HUR VI AGERAR

 

Styrelsen bestämmer ramarna för de anställdas agerande. Grundläggande beståndsdelar är Telia Company:s värdegrund, koden för affärsetiskt uppförande, hur hållbarhetsarbetet styrs, koncernpolicys, organisationsstruktur samt delegering av ansvar och befogenheter.

Värdegrund

Telia Company:s värdegrund – Dare, Care och Simplify – leder oss hur vi ska agera och uppträda i vårt dagliga arbete.

  • We dare to – vara innovativa genom att dela idéer, ta risker och ständigt utvecklas; leda genom att samarbeta med våra kunder och utmana oss själva; tala och uttrycka våra åsikter och angelägenheter
  • We care for – våra kunder genom att erbjuda lösningar som är anpassade efter deras behov; varandra genom att vara hjälpsamma, respektfulla och ärliga; vår värld genom att vara ansvarsfulla och agera i enlighet med vår etiska standard
  • We simplify – genom att fatta realiserbara beslut och leve­rera snabbt; lagarbete genom öppen kommunikation, aktivt samarbete och kunskapsöverföring; vår verksamhet genom effektiva processer och tydligt ägarskap

Affärsetisk uppförandekod

Telia Company lanserade i september 2016 en ny affärs­etisk uppförandekod, som ersättning för den tidigare Koden för etik och uppförande. Koden, som är utfärdad av styrelsen, ger vägledning i Telia Company:s ramverk av policys och instruktioner. Den hjälper till att skapa ett Telia Company-sätt att bedriva affärer genom att definiera en gemensam etisk kompass, med tydliga riktlinjer och förväntningar på agerande och genom att lyfta fram att det är ett gemensamt ansvar att affärer görs med integritet. Kodens 17 kapitel återspeglar Telia Company:s policys och instruktioner och tillhandahåller praktisk och utbildande information vad gäller tolkningen av dessa. Koden gäller för Telia Company:s samtliga anställda, chefer och styrelsemedlemmar. Konsulter och underleverantörer måste också följa koden. Koden finns tillgänglig på 12 språk i tryckt tidningsformat och på intranätet.

Telia Company:s affärsetiska uppförandekod finns tillgänglig på:
http://dontdothisatwork.teliacompany.com/
(Information på Telia Company:s webbplats utgör inte del av
denna rapport)

Styrning av hållbarhetsarbetet

Hållbarhet inom Telia Company handlar om hur bolaget tar ansvar för sin långsiktiga påverkan på samhälle och miljö. Arbetet är inriktat på att säkerställa etiska och ansvarstagande affärsmetoder samt att skapa en gemensam värdegrund genom att kärnverksamheten ska inkludera lösande av de samhälleliga utmaningar som beskrivs i FN:s globala mål för hållbar utveckling. Arbetet vägleds av internationella riktlinjer och ramverk såsom FN:s allmänna förklaring om de mänskliga rättigheterna, FN:s vägledande principer för företag och mänskliga rättigheter, ILO:s kärnkonventioner (International Labour Organization) och OECD:s riktlinjer för multinationella företag.

Koncernledningen och GREC är de beslutsfattande instanserna, under tillsyn från styrelsens hållbarhets- och etikutskott. Cheferna för hållbarhetsstrategi respektive etik och efterlevnad är ansvariga för koordinering och utveckling av hållbarhetsarbete.

Ramverk för policys

Koncernfunktions- och avdelningscheferna säkerställer att nödvändiga policys och instruktioner utfärdas inom sina respektive ansvarsområden.

En koncernpolicy är relativt kort och främst principbaserad. En koncerninstruktion är normalt mer detaljerad och verksamhetsorienterad. Alla koncernpolicys och koncerninstruktioner är bindande för alla enheter där Telia Company har ledningsansvar.

Koncernpolicys beslutas av styrelsen, åtminstone årligen, efter en förberedande granskning av berört styrelseutskott. Koncerninstruktioner beslutas av koncernchefen eller koncernfunktions- eller avdelningschef efter att ha granskats i ett koncernlednings- eller GREC-möte på koncernnivå. Samtliga gällande policys och instruktioner på koncernnivå publiceras på en databas för styrande dokument som är tillgänglig för alla anställda. Databasen möjliggör full spårbarhet under ett dokuments hela livscykel.

Utöver Telia Company:s affärsetiska uppförandekod har styrelsen för närvarande utfärdat de koncernpolicys som framgår av tabellen på föregående sida.

Vissa koncernpolicys är offentliga dokument och finns tillgängliga på: www.teliacompany.com/sv/om-foretaget/public-policy/public-policy/ (Information på Telia Company:s webbplats utgör inte del av denna rapport)

Koncernpolicy utfärdad av styrelsen – område och syfte

Finansiell styrning

Att fastlägga regler för hur finansiella risker ska hanteras och för motparters kreditbetyg

Finansiell redovisning
och rapportering

Att kräva att fullgoda redovisnings- och rapporteringsnormer finns framtagna, regelbundet uppdateras och görs tillgängliga för de konsoliderade enheterna samt används av enheterna vid rapportering till koncernen

Inköp

Att tillhandahålla en enda referenspunkt och inriktning för inköpsaktiviteter och en tydlig förståelse för inköpsprinciperna

Hantering av verksamhetsrisker

Att beskriva ramverket för hantering av verksamhetsrisker

Miljö

Att säkerställa proaktiv hantering av miljöpåverkan genom hela livscykeln för leveranser av produkter och tjänster

Elektromagnetiska fält (EMF)

Att definiera komponenterna i den seriösa inställningen gentemot oron för EMF-relaterade hälsoproblem

Säkerhet

Att säkerställa att säkerhetsåtgärder karaktäriseras av tillräcklig säkerhets- och riskmedvetenhet, förebyggande, beredskap samt förmågan att reagera på, och återhämta sig från, incidenter och miljöförändringar

Kundintegritet

Att respektera och värna kunders integritet genom att sätta höga och konsekventa normer

Kommunikation

Att säkerställa att all kommunikation är noggrann och att den ges på ett professionellt sätt och vid rätt tidpunkt

Yttrandefrihet inom
telekommunikation

Att minska risker för brott mot mänskliga rättigheter och att säkerställa att kunderna känner sig övertygade om att vi, närhelst möjligt, respekterar och skyddar deras yttrandefrihet när vi från statliga myndigheter får önskemål om eller krav på kommunikationsövervakning

Anti-korruption

Att fastställa gemensamma normer avseende efterlevnad av nolltoleranspolicyn gentemot alla former av mutor eller korruption samt efterlevnad av lokal lagstiftning

Individer

Att definiera arbetsgivarens förväntningar på medarbetarna liksom vilka förväntningar medarbetarna ska ha på varandra

Hälsa och säkerhet

Att göra hälso- och säkerhetskulturen till en del av alla medarbetares vardagliga arbetsliv och att uppnå en arbetsplats för medarbetare, leverantörer och besökare som är säker och efterlever lagens krav

Ersättningar

Att ange den strategiska riktningen och klargöra hållningen till utformning och införande av ersättningspraxis för medarbetare på alla nivåer

Rekrytering

Att säkerställa att all rekrytering baseras på respekt för individen, att befattningskrav baseras på våra gemensamma värderingar och att urvalsprocesserna är rättvisa

Pensioner

Att vara behjälplig med att erbjuda pensionsförmåner genom att tydliggöra struktur, utformning och hantering av pensionsplaner

Konkurrens

Att fastställa principen att inte medverka i några förfaranden eller bedriva affärsaktiviteter som är strider mot berörd konkurrens- eller antitrustlagstiftning

Insiderinformation och
insiderhandel

Att säkerställa korrekt hantering av insiderinformation och en hög standard avseende etiskt beteende gentemot kapitalmarknaderna

 

Organisation

Telia Company:s största verksamheter är mobil-, bredbands-, tv- och fasttelefoni-verksamhet i Norden och Baltikum samt mobilverksamhet i Eurasien.

Vägledande principer för Telia Company:s organisationsstruktur är att ge klarhet, ansvarsutkrävande samt att stötta en kundorienterad verksamhetsmodell. Verksamhetsmodellen är landsbaserad med starka kommersiella och tekniska funktioner på koncernnivå. Länderna är grupperade i tre geografiska regioner.

Notera att organisationsstrukturen ändrades den 1 januari 2017. För mer information se www.teliacompany.com.

Region Sverige

Regionen omfattar Telia Company:s mobil-, bredbands-
tv- och fasttelefoniverksamhet i Sverige. Regions-chefen rapporterar till koncernchefen och ingår i koncernledningen.

Region Europa

Regionen omfattar Telia Company:s mobil-, bredbands- tv-och fasttelefoniverksamhet i Finland, Norge, Danmark, Litauen, Lettland och Estland (verksamheten i Spanien såldes under 2016). Regionschefen rapporterar till koncern­chefen och ingår i koncernledningen.

Region Eurasien

Regionen omfattar Telia Company:s mobilverksamhet i ­Kazakstan, Azerbajdzjan, Uzbekistan, Georgien och Moldavien (verksamheten i Nepal såldes och ett avtal tecknades om att sälja Tcell i Tadzjikistan under 2016). Regionschefen rapporterar till en styrgrupp som leds av koncernchefen (se avsnittet ”Koncernchefen och koncernledningen” för ytterligare information).

Koncernfunktioner

Koncernfunktionerna bistår koncernchefen i framtagande av ramverk för aktiviteter i länderna och förser länderna med visst stöd i processutveckling och gemensamma plattformar för kommunikation, affärsutveckling (inklusive förvärv och avyttringar - M&A), ekonomi och finans (inklusive inköp och fastigheter), personalfrågor, juridik, koncernövergripande kommersiella (inklusive den internationella carrier-verksamheten) och tekniska (inklusive it) frågor, CEO Office (även ansvarigt för ägandet i MegaFon och Turkcell), etik och efterlevnad samt internrevision.

Delegering av ansvar och befogenheter

Koncernchefen har utfärdat en delegering av ansvar och befogenheter (Delegation of Obligations and Authority – DOA), vilken definierar skyldigheterna för regionchefer och koncernfunktionschefer, samt inom vilka gränser de kan fatta beslut. Ansvar och beslutsbefogenheter delegeras person-till-person genom heldragna rapporteringslinjer baserade på rollerna i den operativa organisationen.

FÖLJA UPP VÅRA PRESTATIONER

 

Resultatuppföljning är nödvändig för att kunna vidta förbättringsåtgärder och planera för framtiden. Resultatuppföljning görs såväl avseende organisationsenheter som på individnivå.

Verksamhetsgenomgångar

Koncernchefen fastställer målen för verksamhetens enheter baserat på beslut från styrelsen. För att säkerställa verkställighet har varje chef årliga mål för sin respektive verksamhet. Dessa dokumenteras i årliga verksamhets-planer som följs upp varje månad, kompletterade med kvartalsvisa prognoser.

Verksamhetsgenomgångarna är möten som hålls varje månad och innefattar såväl en finansiell genomgång som genomgång av affärsverksamheten för aktuell rapporteringsperiod och prognosperiod, risker samt operativa mål avseende kundservicenivåer, nätkvalitet mm. Verksamhetsgenomgångarna ger möjlighet till frekvent uppföljning av operativa prestationsnyckeltal (KPI) på lands- och regionnivå. Operativa KPI:er är en betydelsefull del av uppföljningen och består av flera mätetal som ger ledningen en god överblick av aktuell situation och utvecklingen över tid. Ramverket Net Promoter Score (NPS®) används för att följa och förbättra den kundupplevelse som Telia Company presterar. Vid regionernas verksamhetsgenomgångar deltar koncernchefen, ekonomi- och finansdirektören, koncerncontrollern, chefen för investerarrelationer samt utvalda ledamöter i koncernledningen utöver respektive regionledning.

Styrelsen erhåller månatligen rapporter över operativa resultat och på varje ordinarie styrelsemöte presenterar koncernchefen och finansdirektören koncernens verksamhets- och finansiella resultat på en detaljerad nivå (se också styrelsens årliga arbetscykel beskriven i avsnittet ”Styrelse”).

INDIVIDUELL MÅL- OCH RESULTATSTYRNING – NYCKELKOMPONENTER

 

Styrelsens ersättningsutskott granskar koncernledningsmedlemmarnas individuella prestationer på årsbasis.

Genomgångar av risk och efterlevnad

GREC-mötena på koncern-, region- och landsnivå är de primära ledningsorganen för uppföljning av risker och efterlevnad. Ytterligare information återfinns i avsnittet ”Möten ägnade åt styrning, risk, etik och efterlevnad (GREC)”.

Individuell mål- och resultatstyrning - YouFirst

Telia Company utvecklar en syftes- och värdebaserad prestationskultur för att kunna överträffa konkurrenterna och nå utmanande mål. Fastställande av individuella mål kopplade till strategiska affärsmål och regelbunden återkoppling är centrala aktiviteter för chefer på alla nivåer. Telia Company tillämpar en koncernövergripande modell för individuell mål- och resultatstyrning – YouFirst – där vad du gör och hur du gör det är lika viktigt.

Telia Company:s ansats för mål- och resultatstyrning är en nyckelkomponent för att driva korrekta mål och beteenden för att bli nästa generations telekombolag, där allas prestationer räknas och alla aktiviteter stödjer den strategiska inriktningen. Detta innebär ett skifte från en årlig händelsestyrd process till ett dynamiskt, löpande upplägg, integrerat med det dagliga arbetet genom ofta förekommande dialogmöten. Dessa täta ”incheckningar” görs i en miljö av erkännande, coachning och återkoppling med självledarskap som en nyckelkomponent.

För att säkerställa genomförande av strategi och kulturförändring är alla individuella mål kopplade till de strate-giska områdena och nyckelbeteenden som framgår av Telia Company:s värdegrund – Dare, Care och Simplify. Det totala bidraget bedöms, och det är lika viktigt att förväntningarna uppfylls både avseende mål och beteenden. Bedömningen av det totala bidraget är integrerad i alla relevanta processer, såsom utvecklingsaktiviteter, löneöversyn och rörlig lön.

Den tätt förekommande coachningen och återkopplingen möjliggör och stärker ett mer dynamiskt och affärsorienterat sätt att arbeta med förväntningar och prioriteringar för att säkerställa fokus på det som betyder mest; att utmana och kräva prestationer samt skapa ansvarstagande för viktiga resultat.