Ansvarsfulla inköp

image description

Ambitioner:

  • Samtliga leverantörer och underleverantörer uppfyller våra hållbarhetskrav
  • Samtliga leverantörer har skrivit under vår leverantörs­uppförandekod

2017
utfall
  • Förstärkte den lokala kapaciteten, inom leverantörsutvärderingar och revisioner på plats i region Eurasien
  • Utvärderingsprocessen infördes i Estland och Litauen
  • Manual för utvärderingar uppdaterades och implementerades
  • Påbörjade implementering av den uppdaterade etiska kompassen
  • Över 2 900 leverantörsutvärderingar
  • 96 revisioner på plats
2018
mål
  • 75 procent av utvärderade leverantörer uppfyller kraven i leverantörsuppförandekoden
  • 25 procent färre leverantörer (utgångs­punkt 2015)
2018 planerade
aktiviteter
  • Anpassa metoderna för ansvarsfulla inköp med den nya modellen för leverantörshantering
  • Fortsätta utveckla och införa gemen­samma processer för hållbarhetsbedömningar av leverantörer
  • Uppdatera den etiska kompassen för att säkerställa anpassning till kraven i EU:s dataskyddsförordning (GDPR)

 

  

 

Vårt arbetssätt

Detta fokusområde styrs av Leverantörsuppförandekoden (leverantörskod), som ska inkluderas i alla nya eller omförhandlade kontrakt. Andra styrdokument, såsom säkerhetsdirektiv som specificerar it-säkerhetskrav för leverantörer som hanterar kunduppgifter, används för vissa produkter och tjänster.

Process för leverantörsutvärderingar

Utvärderingsprocessen inleds med att vi tydliggör våra förväntningar för leverantörerna, huvudsakligen genom leverantörskoden. Vi använder en riskbaserad utvärderingsprocess vilket innebär att leverantörer kategoriseras utifrån, exempelvis, den region där företaget är registrerat, vilken typ av produkt eller tjänst leverantören erbjuder och hur kritisk leverantören är för vår verksamhet. Kategoriseringen hjälper oss att utforma lämpliga åtgärder för riskhantering, såsom ytterligare utvärderingssteg (självutvärdering, informationsinhämtning och finansiell riskanalys) innan avtal skrivs och i genomförandet av revisioner på plats för att utvärdera om en leverantörs hållbarhetsarbete är tillräckligt.

Sedan 2016 genomförs samtliga steg i utvärderingen (inklusive riskkategorisering) i vår utvärderingsplattform, ett system som utformats för att underlätta och dokumentera vår process. Processen är implementerad i Eurasien och introducerades i Telia i Estland och Litauen under året. Processen är även tillgänglig för vissa tredjepartsavtal såsom sponsrings- och roamingavtal, som inte hanteras av inköpsorganisationen eller täcks av utvärderingsprocessen, och där riskerna kan vara okända.

Lokala inköpsteam ansvarar för att inleda utvärderingsprocessen, ta initiativ till revisioner på plats och följa upp leverantörernas framsteg vid behov. Undantag från kraven i leverantörskoden kan godkännas om leverantören kan visa att motsvarande eller striktare krav redan efterlevs.

För att säkerställa att leverantörernas hållbarhetsarbete utvärderas på ett enhetligt sätt har vi tagit fram en ”etisk kompass” som används för att bedöma risknivåer vid utvärderingar och revisioner på plats. Under året slutförde vi också lanseringen av en ny utvärderingsmanual, som ger detaljerad vägledning kring genomförandet av en hållbarhetsutvärdering.

Arbetet under året

Uppdatering av den etiska kompassen

Den etiska kompassen uppdaterades för att tydliggöra ägandeskap av risker och för att stämma bättre överens med Telia Company:s riskvillighet. Den uppdaterade etiska kompassen lanserades i region Eurasien. Den kommer att anpassas ytterligare till kraven i GDPR och lanseras på hemmamarknaderna under 2018.

Leverantörsutvärderingar och revisioner på plats

Över 2 900 utvärderingar genomfördes med hjälp av utvärderingsplattformen. Resultaten visade att den största utmaningen för våra leverantörer fortfarande är att förstå och tolka kraven i leverantörskoden.

Cirka fem procent av utvärderade leverantörer rekommenderades ej för kontraktering. Huvudsakliga skäl var bristande efterlevnad av kraven i leverantörskoden, vägran att ge information om ägarskap eller ägarskap kopplat till högt uppsatta lokala tjänstemän. Ett mindre antal leverantörer med avvikelser gavs villkorat godkännande.

Under perioden genomfördes 96 revisioner på plats, kompletterat med ytterligare 91 revisioner inom ramen för branschsamarbetet Joint Audit Cooperation (JAC). Närmare 500 avvikelser kopplade till revisioner stängdes. Under året hade vi i genomsnitt cirka 850 – 900 öppna avvikelser.

Stärkt kapacitet i region Eurasien

I region Eurasien förbättrade vi kapaciteten inom ansvarsfulla inköp genom rekrytering och utbildning av lokala medarbetare med ansvar för leverantörsutvärdering. Detta stärkte våra resurser inom leverantörsutvärdering betydligt, och möjliggör tillämpningen av viktig kunskap kring lokala förhållanden vid de ofta komplexa bedömningar där språket kan utgöra ett hinder.

Fokusområdesprogram för ansvarsfulla inköp

Under 2016 identifierade vi ett antal fokusområdesprogram. Eftersom programmen i regel är kopplade till större samhälleliga utmaningar kommer merparten av programmen att pågå i flera år. Se nedan för en uppdatering av pågående program.

Arbetsmiljö, hälsa och säkerhet

Som ett komplement till resurser inom leverantörsutvärdering utbildades en medarbetare på varje hemmamarknad och i region Eurasien (den lokalt ansvariga inom arbetsmiljö, hälsa och säkerhet) i att utföra revisioner inom säkerhet och hälsa på plats.

Ekonomisk bestraffning

Ekonomisk bestraffning, såsom innehållen lön på grund av bristande resultat, är en utbredd disciplinåtgärd i leverantörskedjan i nästan alla regioner där vi genomfört revisioner. Under 2017 fokuserade vi på utbildning av leverantörer och på att skärpa kraven för att bekämpa denna åtgärd där den strider mot nationell lagstiftning.

Övertid hos kinesiska leverantörer

Åtta av tio granskningar av kinesiska leverantörer under 2015 och 2016 visade ett konsekvent bruk av övertid i strid med kinesisk arbetsrätt och kraven i vår leverantörskod. Under 2017 har vi främst riktat in oss på dialog och utbildning av dessa leverantörer.

Ansvarsfulla inköp av mineraler

Vår leverantörsuppförandekod behöver uppdateras med mer specifika krav, inklusive spårbarhet av konfliktmineraler, för att tydligare reflektera vår ambition och våra förväntningar när det gäller ansvarsfulla inköp av mineraler. Vi avser att börja implementera den reviderade leverantörskoden med dessa skärpta krav under 2018.

Kartläggning och hantering av integritetsrisker

Programmet syftar till att förbereda leverantörskedjan för kraven i GDPR. Under 2017 genomförde vi revisioner oh erbjöd utbildning för att förbereda leverantörerna för de nya kraven.

Låsta anställningsavtal i Indien

Under 2015 avslöjade ett antal granskningar genomförda av Telia Company att leverantörer av it-tjänster i Indien använder sig av låsta anställningsavtal mellan leverantörerna och nyutexaminerade it-studenter. Vi har inlett dialog med högsta ledningen för dessa bolag för att öka deras medvetenhet. Läs mer i vår Års- och hållbarhetsredovisning 2016, ”Ansvarsfulla inköp”.

 

Process för leverantörsutvärdering