Ansvarsfulla inköp

Telia Company köper varor och tjänster från tiotusentals leverantörer. Att samarbeta med leverantörer som bedriver hållbar verksamhet är ett sätt för oss att skapa positiv påverkan utanför vår egen verksamhet.

Strategiska mål

2018 mål

2016 utfall

  • Samtliga leverantörer uppfyller våra hållbarhetskrav.
  • Samtliga l­everantörer har
    skrivit under vår leverantörs-
    uppförandekod.
  • 75 procent av utvärderade leverantörer uppfyller kraven i leverantörsuppförandekoden.
  • 25 procent färre leverantörer (utgångspunkt 2015).
  • 60 procent (58) av leverantörer som utvärderats genom revisioner på plats eller EcoVadis uppfyller kraven i leverantörskoden.
  • Lanserade en standardiserad plattform för leverantörsutvärderingar, 1 443 genomförda utvärderingar.
  • 169 genomförda revisioner på plats.
  • Lanserade fokusprogram inom sju områden i leverantörskedjan.

Telia Company förlitar sig på ett stort antal leverantörer och underleverantörer, varav många finns i länder och branscher med utmaningar i att upprätthålla etiska affärsmetoder, mänskliga rättigheter, goda arbetsvillkor, hälsa och säkerhet och miljöskydd. Trots våra ansträngningar är vi medvetna om att vissa av våra leverantörer och underleverantörer bryter mot Telia Company:s hållbarhetskrav, eller mot nationella och internationella lagar, regler och konventioner.

Att säkerställa att leverantörer uppfyller våra krav och att implementera ett gemensamt arbetssätt med ansvarsfulla inköp i hela Telia Company kommer att ta flera år. Det kräver gemensamma insatser som bara är möjliga om leverantörer, underleverantörer och distributörer är öppna kring sina utmaningar.

STYRNING

Leverantörsuppförandekoden är det vägledande dokument som beskriver våra hållbarhetskrav. Den ska inkluderas i alla nya eller omförhandlade kontrakt. Undantag kan ske när en leverantör har visat att motsvarande eller högre krav redan uppfylls. Andra styrdokument, såsom säkerhetsdirektiv som specificerar it-säkerhetskrav för leverantörer som hanterar kunduppgifter, används för vissa produkter och tjänster.

Utvärdering avseende hållbarhet är en del av processen för leverantörsutvärdering och genomförs inom högriskkategorier, t ex inom underhåll av nätverk och tillverkning av elektronik, innan leverantörer och avtal godkänns. Ett särskilt team inom koncernens inköpsfunktion ansvarar för att utvärdera och utveckla leverantörers hållbarhetsarbete, exempelvis genom revisioner på plats och utbildning. Lokala inköpsteam ansvarar för att inleda utvärderingar av leverantörer.

 

Process för leverantörsutvärdering

 

ARBETET UNDER ÅRET

Utveckling av gemensamma processer

En hög prioritet under 2016 var att vidareutveckla och implementera ett gemensamt ramverk i hela koncernen för processer och styrning rörande inköp. Genom att använda en gemensam process och standardiserade avtal som inkluderar leverantörskoden och genom att förbättra processen för godkännande av leverantörer ökade vi kontrollen av betalningsmottagare och minskade mängden administrationsarbete.

Ny process för leverantörsutvärderingar

För att förbättra leverantörsutvärderingarna (supplier due diligence) utvecklade och införde vi en standardiserad process för leverantörsutvärderingar baserad på ett webb-baserat självutvärderingsformulär tillgängligt på flera språk. Processen, som utvärderar hur leverantörer uppfyller kraven i leverantörskoden och våra säkerhetsdirektiv, ersätter tidigare processer som främst var manuella och baserade på olika mallar. Processen infördes i region Eurasien under året, och kommer att införas i regionerna Sverige och Europa under 2017. För potentiella högriskleverantörer genomförs en utökad granskning för att identifiera specifika risker kopplat till leverantören och dess ägare.

Vi genomförde 1 443 leverantörsutvärderingar baserade på självutvärderingar. 102 av dessa indikerade större avvikelser från våra krav, huvudsakligen rörande informationssäkerhet och korruption. 18 leverantörer som inte mötte våra krav gavs villkorade tillstånd att leverera till Telia Company, tillsammans med handlingsplaner för att åtgärda relaterade risker.

I takt med att den nya processen för leverantörsutvärderingar infördes, började vi fasa ut användningen av utvärderingsverktyget EcoVadis. 35 EcoVadis-utvärderingar genomfördes under året.

Leverantörsrevisioner

169 revisioner på plats genomfördes av Telia Company, och ytterligare 79 av Joint Audit Cooperation (JAC), i 24 länder. Vilka leverantörer som ska granskas väljs främst baserat på leverantörens riskkategori, inköpens storlek och programmen inom våra fokusområden (nedan). Fokus för revisionerna var uppfyllnad av leverantörskoden, arbetsmiljö och hälsa, kvalitet och säkerhet. Av de revisioner som genomfördes utifrån Telia Company:s standardiserade revisionsmodell uppfyllde 13 leverantörer kraven. 57 leverantörer hade mindre avvikelser men godkändes. 29 leverantörer hade större avvikelser från kritiska krav inom områden såsom olaglig övertid, ekonomisk bestraffning och tvångsarbete, och underkändes. Leverantörers korrigerande åtgärdsplaner följs regelbundet upp.

I de återstående 152 revisionerna användes inte den standardiserade revisionsmodellen. Standardisering av revisioner kommer att genomföras under 2017.

Under året stängde vi 661 utestående avvikelser som identifierats under 2016 eller tidigare.

Leverantörsutvärderingar

Leverantörsutvärderingar
(kumulativ statistik)

2016

2015

Leverantörsutvärderingar (due diligence)

2 478

1 035

Självutvärderingar

608

573

Revisioner

537

289

Summa

3 623

1 897

  
Leverantörsrevisioner

Revisioner av leverantörer och 
underleverantörer

2016

2015

Revisioner genomförda av Telia Company

169

140

Revisioner genomförda av JAC

79

61

Summa

248

201

 

Fokusområdesprogram

Utifrån resultat från revisioner på plats genomförda 2015, branschdialog, nya kundkrav och nya EU-riktlinjer identifierade vi följande fokusområdesprogram för 2016 och framåt. Mot bakgrund av utmaningarnas omfattning och karaktär kommer vissa av programmen att ta flera år att slutföra.

Arbetsmiljö, hälsa och säkerhet

Programmet ska stödja leverantörer som utför riskfyllt arbete i att uppnå OHSAS 18001-certifiering eller motsvarande samt förbättra sin rapportering av arbetsrelaterade olyckor och dödsfall. Under 2016 gjordes ett antal platsbesök, huvudsakligen i region Europa, för att öka kunskapen inom Telia Company och hos lokala leverantörer om kraven i OHSAS 18001.

Kartläggning och hantering av integritetsrisker

Programmet syftar till att förbereda leverantörskedjan för EU:s nya dataskyddsförordning (GDPR). Under 2016 kartlade vi processer och system där leverantörer hanterar kunddata, och identifierade leverantörer där vi vill genomföra revisioner och utbildning under 2017 för att förbereda dem för de nya kraven.

Ekonomisk bestraffning

Ekonomisk bestraffning, såsom innehållen lön på grund av bristande resultat, är en utbredd disciplinåtgärd i leverantörskedjan i nästan alla regioner där vi genomfört revisioner. Under 2017 kommer vi att fokusera på utbildning och på att skärpa kraven för att bekämpa denna åtgärd där den strider mot nationell lagstiftning.

Övertid hos kinesiska leverantörer

Åtta av tio granskningar av kinesiska leverantörer under 2015 och 2016 visade ett konsekvent bruk av övertid i strid med kinesisk arbetsrätt och kraven i vår leverantörsuppförandekod. Under 2017 kommer vi att inleda dialoger och utbildning av dessa leverantörer.

Leverantörer av SIM-kort i Kina

Under en förhandsbedömning gällande upphandling av SIM-kort under 2015 granskade vi leverantörer i Kina. Vi identifierade flera allvarliga avvikelser från vår leverantörskod samt våra säkerhets- och kvalitetskrav. Inom programmet har vi hanterat dessa avvikelser och har nu fyra prekvalificerade leverantörer och två som återstår att granska innan programmet avslutas.

Ansvarsfulla inköp av mineraler

Vi strävar efter att stärka kraven i leverantörskoden för att säkerställa ansvarsfulla inköp av mineraler, och att vår leverantörskedja inte bidrar till kränkningar av mänskliga rättigheter i högriskregioner. Uppfyllandet av de reviderade kraven kommer att bedömas genom vår process för leverantörsutvärderingar.

Låsta anställningsavtal i Indien

Se caset.

PLANERADE AKTIVITETER 2017

Utöver arbetet i fokusområdesprogrammen kommer vi att genom revisioner och utbildning fortsätta utveckla leverantörernas förmåga att möta kraven i leverantörskoden och säkerhetsdirektiven. Processen för leverantörsutvärdering kommer att förbättras, framför allt för att förbättra användarvänlighet och omfattning. Vi kommer också att stärka den lokala kompetensen vad gäller leverantörsutvärderingar, särskilt i region Eurasien, för att möjliggöra för lokala bolag att genomföra riskutvärderingar kring hållbarhet innan leverantörer kontrakteras.

Vi behöver vidareutveckla gemensamma system, mallar, definitioner och rapporteringsprocesser för att säkerställa att vi mäter och rapporterar, internt och externt, på ett konsekvent sätt. Vi avser även revidera de strategiska målen för 2018 för att säkerställa att de är i linje med de strategiska och organisatoriska förändringar som görs inom inköpsorganisationen.

case

Låsta anställningsavtal i den indiska IT-sektorn

Granskningar under 2015 avslöjade att indiska leverantörer av it-tjänster använder låsta anställningsavtal (bond contracts) med nyutexaminerade IT-studenter. Denna praxis verkar vanligt förkommande och kan vara i strid med nationell arbetsrätt. I dagsläget finns få fackföreningar som skyddar arbetsrätten i den indiska it-branschen.

Enligt avtalen kan företag erbjuda tvååriga anställningar som styr den anställdes rätt till nödvändig utbildning för att utföra arbetsuppgifterna. Om den anställde säger upp sig kan han eller hon tvingas betala tillbaka för utbildningen och riskerar att förlora innestående lön.

Vid sju av åtta granskningar fann vi tecken på sådana avtal. Vi inledde granskningar hos samtliga elva huvudleverantörer och upptäckte att metoden användes hos nio av dem. För att åtgärda problemet har vi tillsammans med leverantörerna tagit fram en utbildning inom området. Utbildningen fokuserar på hur man motiverar medarbetare utan att använda låsta avtal och på förankring av dessa lösningar hos företagsledningarna.

Att hantera denna och andra arbetsrättsliga utmaningar är komplicerat och kräver att alla inblandade parter är med och tar fram återkommande utbildningar och delar med sig av sina erfarenheter. Vi har inlett en dialog med Birmingham Business School och Advisory for Sustainable and Responsible Business i Indien för att hitta vägar att minska användningen av låsta avtal i ICT-branschens värdekedja.

 

responsible_procurement.png