Styrelse

Ansvar

Styrelsen ansvarar för bolagets organisation och förvaltningen av bolagets angelägenheter. Styrelsen ska fortlöpande bedöma bolagets och koncernens ekonomiska situation och tillse att bolagets organisation är utformad så att bokföringen, medelsförvaltningen och bolagets ekonomiska förhållanden i övrigt kontrolleras på ett betryggande sätt. I denna roll fattar styrelsen, och övervakar därefter i tillämpliga fall genomförandet av, beslut om bland annat:

  • Strategisk inriktning och viktigare strategiska initiativ för koncernen
  • Större investeringar
  • Kapitalstruktur och utdelningspolicy
  • Utnämning och avskedande av koncernchefen
  • Delegering av befogenheter
  • Utvecklingen av koncernpolicys
  • Koncernens övergripande organisation
  • Koncernens internkontrollmiljö och modell för riskhantering
  • Det centrala innehållet i koncernens externa kommunikation
  • Hållbarhet och ansvarsfullt bedrivande av affärsverksamhet

Instruktioner för styrelsens arbete anges i dess arbets­ordning, vilken granskas och antas åtminstone en gång per år. Bland annat specificerar arbetsordningen vilka ärenden som ska behandlas på ordinarie styrelsemöten och reglerar antalet ordinarie styrelsemöten, dagordningar för ordinarie styrelsemöten, styrelseordförandens åligganden samt ansvarsfördelningen mellan styrelsen och koncernchefen liksom koncernchefens rapportering till styrelsen. Arbets­ordningen innehåller också instruktioner för arbetet i styrelseutskott med bland annat angivande av utskottens åligganden, antalet utskottsmöten, vilka ärenden som ska behandlas vid mötena samt hur utskotten ska rapportera till styrelsen.

Ledamöter och oberoende

Telia Company:s styrelse består av åtta ledamöter, valda för ett år i taget av årsstämman, samt tre arbetstagarrepresentanter från den svenska verksamheten (med tre suppleanter). Även en finsk arbetstagarrepresentant är närvarande vid styrelsens möten, men utan rösträtt. Marie Ehrling är styrelseordförande. Övriga styrelseledamöter valda vid årsstämman är Olli-Pekka Kallasvuo (vice ordförande), Mikko Kosonen, Nina Linander, Martin Lorentzon, Susanna Campbell, Anna Settman och Olaf Swantee.

I enlighet med riktlinjerna i den svenska koden för bolagsstyrning betraktas samtliga ledamöter valda vid årsstämman 2016 som oberoende i förhållande till bolaget, till bolagets förvaltning och till större aktieägare.

En mer detaljerad presentation av styrelseledamöterna, inklusive mötesnärvaro, ersättningar och innehav av Telia Company-aktier, återfinns i slutet av denna rapport.

Årlig arbetscykel

Styrelsearbetet följer en årlig cykel. Detta möjliggör för styrelsen att ägna sig åt sina uppgifter på ett lämpligt sätt och att behålla strategiska frågor, utvärdering av risk och värdeskapande högt på agendan.

Styrelsemöten hålls normalt i Stockholm, men styrelsens ambition är att hålla åtminstone ett möte någon annanstans för att möjliggöra mer djupgående diskussioner om lokala angelägenheter, göra specifika platsbesök etc. Under 2016 genomförde styrelsen en studie- och strategiresa till San Francisco (Palo Alto, Silicon Valley) för att träffa huvudaktörer inom it-branschen.

Konstituerande möte

Den årliga cykeln inleds med det konstituerande styrelse­mötet, vilket hålls direkt efter årsstämman. Vid detta möte utses ledamöter i utskotten och styrelsen beslutar om frågor som exempelvis attesträtt.

Q1 rapportmöte

Vid nästa ordinarie möte godkänner styrelsen delårsrapporten och granskar riskrapporten för årets första kvartal.

Möte för strategisk information

Vid det tredje ordinarie mötet uppdateras styrelsen på och diskuterar olika strategiska frågor.

Q2 rapportmöte

Styrelsen sammankallas för att godkänna delårsrapporten och granska riskrapporten för årets andra kvartal.


Första mötet för strategisk planering

Ett styrelsemöte med fokus på första steget av den strate­giska planeringsprocessen med diskussioner avseende omfattning och huvudsakliga antaganden.

Q3 rapportmöte

Ett styrelsemöte för godkännande av delårsrapporten och granskning av riskrapporten för årets tredje kvartal samt för att diskutera det andra steget i den strategiska planerings­processen – de strategiska möjligheterna. Detta möte ägnas också åt den årliga utvärderingen av ­styrelsens interna arbete.

Möte om affärsplan och finansiell plan

Som ett avslutande steg i den strategiska planerings­processen hålls ett möte då styrelsen ska godkänna ledningens affärsplan och finansiella plan samt diskutera och fastställa mål för ledande befattningshavare. Detta möte omfattar även en årlig granskning av kapitalstruktur och utdelningspolicy.

Möte om Q4-rapporten och det finansiella resultatet för helåret

Efter kalenderårets utgång fokuseras detta ordinarie styrelsemöte åt det finansiella resultatet för helåret och för fjärde kvartalet samt riskrapporten. Mötet behandlar även ett slutligt beslut för fastställande av mål för ledande befattnings­havare samt utdelningsförslaget för året.

Års- och hållbarhetsredovisningsmöte

Detta möte avslutar den årliga arbetscykeln för styrelsen genom godkännande av års- och hållbarhetsredovisningen.

STYRELSENS ÅRLIGA ARBETSCYKEL

ORGANISATION AV STYRELSEARBETET

 

Därutöver inkluderar ordinarie styrelsemöten:

  • En rapport från VD och koncernchef omfattande:
  • Kommentarer till utvecklingen mot de långsiktiga ambitionerna avseende kunder, aktieägare, medarbetare och hållbarhet
  • Det finansiella läget och en verksamhetsuppdate- ring med avseende på konkurrentfrågor, kommersiella frågor, teknologi, medarbetare samt legala ärenden
  • Statusuppdatering om strategifrågor samt om M&A-aktiviteter, såväl avseende interna projekt som händelse­utveckling i branschen
  • Rapportering om utskottsarbetet av ordföranden i respektive utskott
  • En enskild mötesdel utan att ledningen deltar

Styrelsens arbete under 2016

Under 2016 höll styrelsen åtta (8) ordinarie möten (varav ett konstituerande) och sex (6) extra möten. Utöver uppfölj­ning av koncernens löpande verksamhet ägnade styrelsen särskild uppmärksamhet åt:

  • Strategiska alternativ, med särskild genomgång av den förändrade affärslogiken inom telekommunikationsbranschen
  • Utvärdering av verksamheten i region Eurasien, med fokus både på affärsverksamhet och efterlevnadsfrågor
  • Uppföljning av större strategiska initiativ i affärsenheterna
  • Granskning av de generella hållbarhetsriskerna för koncernen, inklusive beslut om nya eller uppdaterade koncernpolicys
  • Fortsatt nära övervakning och kontroll av utredningarna av de allvarliga anklagelserna avseende korruption samt penningtvätt, relaterade till investeringar i Uzbekistan, av den svenska åklagarmyndigheten, de ­nederländska åklagar- och polismyndigheterna samt det amerikanska justitiedepartementet och den amerikanska finansinspektionen
  • Uppföljning och granskning av Telia Company:s avveckling från region Eurasien
  • Försäljningen av Yoigo och Sergelgruppen, såväl som andra förvärvsrelaterade ärenden
  • Granskning av effektiviseringssatsningar och kostnadsbesparingsprogram
  • Den regulatoriska utvecklingen i telekombranschen
  • Potentiella förvärv, joint ventures och ökning av ägandet i dotterbolag
  • Investeringar i telekomlicenser och frekvenstillstånd
  • Uppföljning av investeringskostnader speciellt avseende nätinvesteringar
  • Utveckling i intressebolagen i Turkiet och Ryssland
  • Koncernens kapitalstruktur
  • Verksamhetsmodell och organisationsfrågor
  • Personalfrågor, främst ersättarplanering samt mål- och resultatstyrningsmodell

Vidare utvärderade styrelsen sitt arbete under 2016 genom självutvärdering, baserat på individuellt besvarade formali­serade undersökningar samt enskilda samtal med styrelse­ordföranden respektive valberedningen, den senare till vilken resultatet av denna utvärdering rapporterades.

Utskott och utskottsarbete under 2016

För att effektivisera styrelsens arbete har styrelsen tillsatt ett ersättningsutskott, ett revisionsutskott och ett hållbarhets- och etikutskott. Utskotten tar fram rekommendationer till styrelsen.

Ersättningsutskottet hanterar frågor om lön och annan ersättning till koncernchefen och koncernledningen samt incitamentsprogram för en vidare krets anställda samt ersättarplanering. Ersättningsutskottet har befogenhet att godkänna ersättningar till personer i Telia Company:s koncernledning förutom koncernchefen, vilka godkänns av hela styrelsen.

Revisionsutskottet granskar bland annat finansiella rapporter, redovisning, intern kontroll över finansiell rapporte­ring och revision. Revisionsutskottet har rätt att besluta om revisionens omfång och revisionsarvoden samt besluta om inköp av övriga tjänster från externrevisorerna.

Hållbarhets- och etikutskottet granskar primärt hållbarhetsstrategin, utvecklingen avseende prioriteringar och aktivitetsplan för hållbarhetsarbetet, programmen för etik och efterlevnad samt den externa hållbarhetsrapporteringen.

Ersättningsutskottet

Marie Ehrling är ersättningsutskottets ordförande. Under 2016 höll utskottet sex (6) möten. På varje efterföljande styrelsemöte redovisade utskottsordföranden de viktigaste diskussionspunkterna och lade fram förslag i beslutsärenden. Utskottsarbetet omfattade bland annat följande frågor:

  • Struktur för målformulering och finansiella mål
  • Ersättarplanering
  • Mål- och resultatstyrningsmodell
  • Långsiktigt incitamentsprogram
  • Ersättning till VD och koncernledning

Som en del av styrelsens övergripande utvärdering genomförde ersättningsutskottet en självutvärdering av sitt interna arbete under 2016.

LEDAMÖTER I STYRELSEUTSKOTTEN

Revisionsutskottet

Nina Linander är revisionsutskottets ordförande. Under 2016 höll utskottet sju (7) möten. På varje efterföljande styrelsemöte redovisade utskottsordföranden en sammanfattning av de frågor som tagits upp, beslutsförslag samt utvärderingar och granskningar som gjorts av utskottet. I arbetet med att identifiera riskområden relaterade till finansiell rapportering samarbetar utskottet med koncernchefen, ekonomi- och finansdirektören, de externa revisorerna samt internrevisions- och internkontrollfunktionerna. Härigenom insamlad information utgör grunden för beslut om framtida fokusområden. Utskottsarbetet under 2016 omfattade bland annat följande frågor:

  • Övervakning av förbättringar avseende finansiell rapportering och finansiella processer, med speciellt fokus på identifiering av risker och utvärdering av den interna kontrollmiljön
  • Utvärdering och granskning av kvalitet och integritet i riskhantering, riskbedömning och riskrapportering, såväl som uppföljning av whistleblower-rapporter
  • Granskning av bolagets externa finansiella rapportering
  • Granskning av viktiga riskområden som till exempel finansiering, inköp, skatter, rättstvister, försäkringar och it-system
  • Granskning av investeringsprocessen och kvartalsvis uppföljning av investeringsprogrammen
  • Granskning av betydelsefulla redovisningsprinciper och viktiga källor till osäkerhet i bedömningar, till exempel redovisning av avvecklad verksamhet och tillgångar som innehas för försäljning, intäktsredovisning, värdering av pensionsförpliktelser samt tillgångsvärdering, inklusive den årliga processen för nedskrivningsprövning och bestämning av betydelsefulla prövningsparametrar
  • Med avseende på de externa revisorerna: granskning av revisionsrapporter samt uppföljning av rekommenderade åtgärder, utvärdering och godkännande av revisionsplaner, enskilda möten utan att koncernledningen deltar, utvärdering av oberoende och prestationer samt framläggande av nomineringsförslag för val av extern revisor till valberedningen
  • Med avseende på de interna revisorerna: granskning av revisionsrapporter samt uppföljning av rekommenderade åtgärder, utvärdering och godkännande av revisionsplaner, enskilda möten utan att koncernledningen deltar samt utvärdering av prestationer

Som en del av styrelsens övergripande utvärdering genomförde revisionsutskottet en självutvärdering av sitt interna arbete under 2016.

Hållbarhets- och etikutskottet

Mikko Kosonen är ordförande i hållbarhets- och etikut­skottet. Under 2016 höll utskottet fem (5) möten. På varje efterföljande styrelsemöte redovisade utskottsordföranden de viktigaste diskussionspunkterna och lade fram förslag i beslutsärenden. Utskottsarbetet omfattade bland annat följande frågor:

  • Granskning av hållbarhetsstrategin
  • Kartläggning och granskning av status i pågående aktiviteter inom etik, efterlevnad och hållbarhet inom Telia Company
  • Godkännande av prioriteringar i aktivitetsplanen för hållbarhet samt regelbunden uppföljning, med speciellt fokus på status och aktiviteter avseende anti-korruptionsprogrammet, inklusive till exempel korruptions­riskbedömning per land, instruktioner och utbildning, whistle blowing-verktyg etc.
  • Granskning av hållbarhetsrisker i de kvartalsvisa riskrapporterna
  • Granskning av Telia Company:s externa hållbarhetsrapportering

Som en del av styrelsens övergripande utvärdering genomförde hållbarhets- och etikutskottet en självutvärdering av sitt interna arbete under 2016.